Analyse

Zesde editie van CONVENE in Vilnius

Wat is de best georganiseerde MICE beurs in Europa? Als u onze mening en die van een aantal deelnemers vraagt: alvast CONVENE in Vilnius. Op 13 en 14 februari vond in de hoofdstad van Litouwen de zesde editie van deze beurs plaats, gekoppeld aan een aantal conferenties. Waarbij zowat alles en iedereen wat de Baltische staten Litouwen, Letland en Estand te bieden heeft van de partij waren. Met als uitbreiding de regio-landen Zweden, Finland en Polen. Met een extra feestelijk aspect want Litouwen viert dit jaar de honderdste verjaardag van zijn onafhankelijkheids-akte. De nationale kleuren geel, groen en rood waren dan ook zowel in de stad als op de beurs alom tegenwoordig.

Travel Magazine was voor het eerst als officiële mediapartner aanwezig tijdens CONVENE.

Perfecte buyers-sellers verhouding

We zien het vaak (in negatieve zin) anders, zoals nog tijdens het voorbije ASEAN Tourism Forum. Maar in Vilnius zaten de sellers er allesbehalve werkloos bij. En dat kwam door de positieve verhouding van bijna twee buyers per seller. Meer bepaald 165 hosted buyers uit dertig verschillende landen tegenover 86 sellers. Dat alles in een super aangename setting met overal drankjes en hapjes, zithoeken, een hosted buyer en een media lounge, een speakers- en mediasecretariaat en dergelijke meer. Met zorgvuldig geplande afspraken en perfecte transfers van en naar de luchthaven en de hotels en naar de avondlijke networking events. Met een champagne ontvangst door de burgemeester in het stadhuis als kers op de taart.

Jolanta Beniulienè, directeur van het Vilnius Convention Bureau: “Met deze zesde editie gaan we verder met het promoten van de groeiende mogelijkheden van de Baltische regio voor de meetings en incentives industrie. En spelen we verder in op het succes van de voorgaande edities. We focussen daarbij niet enkel op de meeting planners uit Europa maar uit heel de wereld. Onze ratio van praktisch 2:1 tussen buyers en sellers is de hoogste van alle trade shows in onze industrie. Absolute topkwaliteit brengen is dan ook onze eerste ambitie met CONVENE. Iets waarvoor de combinatie van een beurs enerzijds met een educatief gedeelte met interessante sprekers en onderwerpen anderzijds, moet voor zorgen.”

Belgen

Naast enkele Belgische buyers en een gastspreker, waren ook verschillende vertegenwoordigers van in België gevestigde associations van de partij in Vilnius. Wij laten een paar van hen aan het woord.

Jurgen Mullie (Thomas Cook): “Het is een heel goed georganiseerde beurs en ook de omkadering is prima. Zowel de stad Vilnius als Litouwen als de hele Baltische regio is in volle expansie. Voor ons is het belangrijk om de Baltische staten te ontdekken en nieuwe bestemmingen in deze regio te kunnen aanbieden aan onze klanten. CONVENE os in zijn geheel een leuke organisatie, met een aantal nevenevenementen in een gezellige en vooral veilige stad. Opvallend was tevens de grote variëteit aan standhouders uit de hele Baltische regio.”

Bert Van Caelenberg (secretaris-generaal Eurofedop): “Jolanta Beniuliene en haar team hebben, mede door de stimulans van de viering van honderd jaar Litouwse onafhankelijkheid, voor een speciale editie gezorgd. Het hele event was werkelijk “af”. Alhoewel de stad voor mij geen echt onbekende meer was, heeft de pre-tour in Vilnius mijn blik erop verruimd. De organisatoren hadden moeite noch geld gespaard om ons een model voor te stellen dat direct te integreren is in een meerdaags seminarie. De opgelegde afspraken met een twintigtal exhibitors liet weinig of bijna geen tijd meer over voor “meet the expert”. Heb dit zelf echter niet als een gemis ervaren, de audiostreaming was een alternatief. De contacten met exhibitors had ik vooraf gericht gekozen, in functie van mijn organisatie. Na het organiseren van een geslaagd seminarie (120 personen over drie dagen) in Vilnius, was mijn interesse voor de Baltische staten gegroeid. Deze CONVENE heeft ruimschoots voldaan aan mijn vraag.

Bij de specialist suppliers heb ik kennis gemaakt met Interactio-Audiostreaming. Het gebruik van hun technologie bij simultaan conferenties, is zeker het opvolgen waard.

Misschien moet onze zorg bij het organiseren van internationale conferenties en seminaries niet enkel gericht zijn op geld besparen maar ook op het leveren van een positieve bijdrage tot het beperken van onze ecologische voetafdruk. Deze zesde editie heeft duidelijk kunnen rekenen op sponsoring en niet in het minst van de stad Vilnius, die voor een vijfsterren-networking-ervaring in het stadhuis zorgde. Aan hen die nog twijfelen, zou ik zeggen: nú doen, niet wachten tot ze in de Baltische staten hun prijzen en service afstemmen op verouderde modellen in het Westen.”

Hugo Slimbrouck (Ovation globl DMC) was op deze beurs te gast als een meet the expert storyteller en als spreker met een conferentie over Making the business case for incentive travel as a motivation tool. Zoals de andere Belgen stak hij zijn bewondering voor CONVENE niet onder stoelen of banken. “Vele mensen die hoorden dat we weer eens op reis waren voor ons werk, denken echt wel dat wij constant met vakantie zijn. Soms hebben we wel dat gevoel tijdens de relax momenten van een trip maar in de meetings en incentive branche zijn wij toch wel 24/7 bezig met ons vak. In dit geval dan als spreker. CONVENE is misschien wel het best georganiseerde regionale meetings industry event in Europe. Met een uitstekend educatief programma, goed uitgezochte hosted buyers en een selectie van ‘sellers’ uit de volledige Baltische regio. Vilnius en Litouwen op zich, die dit jaar hun honderdjarig jubileum vieren als vrije staat, blijven natuurlijk een best kept secret en een leuke bestemming voor kleine meetings en weekend incentives vanuit Europa.”

“Dit jaar had ik een tweede luik verbonden aan mijn trip, met name een extensie naar Riga, de hoofdstad van Letland. Onze Ovation Global DMC partner covert de drie Baltische staten met kantoren in Vilnius en Riga. Voor mij was Riga een grote openbaring. Uitstekend bereikbaar vanuit de hele Europese unie en met directe vluchten op Brussel! Ik sliep in het gloednieuwe en super luxueuze Grand Hotel Kempinski, dat nu al voor mij een serieuze kandidaat wordt voor mijn jaarlijkse verkiezing van hotel met beste service! Ongelooflijk, en dit vier maanden na de opening, waar een hotel normaal nog zijn kinderziektes heeft. Wat me ertoe aangezet heeft om een supercommentaar op TripAdvisor achter te laten. Wat de belevenis betreft, een korte opsomming van waar Riga en omgeving voor staan: middeleeuws stadscentrum, een prachtige art nouveau wijk, uitstekende eetcultuur, leuke oude Poolse FIAT stadsrally, 4×4 extreme Land Rover driving experience in de bossen rond Sigurna, een middeleeuws kasteel en – als kers op de taart (en nu afgetikt van mijn bucket list) – een echte en brutale afdaling met bobslee. Holy shit! Ik heb met meer aandacht dan ooit tevoren het olympische bobsleeën op TV gevolgd dit weekend… Met of zonder pamper, een aanrader om minstens één keer in je leven te doen.”

INFO: Alle info over CONVENE 2018 vindt u op de site www.convene.lt.

Gilbert Roels, Senior Reporter Travel Magazine

 

Comments